部门是指库存、资金、应收、应付这四项要素的核算单位，凡是公司内部有这四项要素之一存在或结算的地方，都应该建立一个相对应的部门。从实际应用上来讲，部门既可以是门市、柜台、分店，也可以是仓库、总部等具体形式。

未经过帐的单据，对帐务结果没有影响，可以随意进行修改或删除操作。可以用来处理客户订单等暂时不入帐的未确定业务。

指单据入帐处理操作，过帐过程中会自动计算相关帐务结果。过帐后的单据禁止修改、删除。

具体业务的相关人员，通常指业务员。销售单的经手人还可以按人进行销售统计。

录入、保存单据的操作员。

过帐单据的操作员。

自有产权的商品库存数量。帐面库存侧重于产权，凡是采购入库的都是我的，具有明确的库存成本；借入品虽然放在我的仓库，但是它不属于我，所以不记入帐面库存；而我借给客户的样品，虽然实物不在我的仓库了，但是它仍然是我的财产，所以仍然属于帐面库存。

仓库中商品实物的数量。实物库存侧重于实物，凡是在仓库里的都是。

没有借入借出的情况下，帐面数=实物数。如果发生了借入借出，则 帐面数+借入数量-借出数量=实物数。